الإدارة وإتمام الأعمال بواسطة الآخرين

استناداً لتعريف الإدارة  بكونها "فن القيام بالأشياء من خلال جهود الآخرين"، يجب علينا التنويه بأن الصورة الحقيقية لمعنى التعريف لا تعكس المفهوم الدقيق للمصطلحات المذكورة في التعريف نفسه، حيث ان المصطلحات قد تتم ترجمتها وتفسيرها بشكل سيء، ظناً من المتلقي بأن الإدارة ماهي إلا وسيلة لاستغلال الآخرين استغلالاً سيئاً، وقد يحمل في طياتها مفاهيم الظلم لجهود الآخرين، مع أن التعريف في مضمونه الحقيقي يشير إلى فن القيام بتفويض وتوكيل الآخرين لإنجاز المهام، تحت مظلة القيادة والرقابة من قبل القائم بالتفويض، لتحقيق الهدف الذي يسعى إليه، والصياغة الصحيحة للتعريف كما عرفه المتخصصون بأن الإدارة هي " القدرة على إتمام عمل ما بواسطة الآخرين" (بدر، 2021)، وأما فريدريك تايلور فقد وصف الإدارة بأنها: "المعرفة الدقيقة لما تريد من الرجال عمله، ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة وأرخصها" (الخزيم، 2009).

ومن خلال إدارتي لإحدى المنظمات والتي تعمل ضمن مجالات القطاع الصحي، بدأت العمل بالتعاون مع مدير قسم خدمات المرضى والمراجعين، حيث قمت بتوجيهه بمتابعة قدرات ومهارات موظفي الاستقبال، نظراً لأهميتهم لأنهم بمصاف موظفي الصف الأمامي في مواجهة الجمهور، ومن ثم تقييم أدائهم الوظيفي، وقد تم ذلك بالفعل، حيث قام مدير قسم خدمات المرضى والمراجعين برفع تقرير حول مستويات أداء موظفي الاستقبال، ونظراً لتفاوت واختلاف المهارات والقدرات الشخصية لكل موظف على حدة، ظهرت النتائج كما كنت متوقعها من قبل، إذ تبين بأن هناك موظفين لا يجيدون التعامل مع بعض الأقسام بالرغم من إجادتهم التامة للتعامل مع أقسام أخرى، علماً بأن أقسام المنظمة بما يخص موظفي الاستقبال أقسام تابعة للتخصصات الطبية، مثل: (قسم الأمراض الباطنية، قسم الجراحة العامة، قسم العظام، قسم المسالك البولية، قسم الأسنان وجراحة الفكين، قسم جراحة الأعصاب، قسم الأطفال، قسم العيون، قسم الأمراض الجلدية، وأخيراً قسم النساء والولادة).

ومن أجل معالجة هذا الخلل فقد وضعت هدفاً لرفع مستوى الخدمة والأداء بالإضافة إلى سرعة الانجاز لكي يتوافق مع متطلبات الجمهور وكسب رضائهم، واستنادا لوظائف الإدارة الأربعة، (التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة)، بالإضافة إلى توقعي المسبق لوجود بعض الخلل في الأداء الوظيفي، فقد قمت باعتماد الخطة المناسبة لتجاوز الخلل، وسأوضحها في النقاط التالي:

• التخطيط: حيث قمت بوضع هدفا واضحا للرقي في خدمة المرضى والمراجعين، (كما ذكرته سابقاً) مستغلا كافة الموارد المتاحة للمنظمة، من تقنيات حديثة وكوادر بشرية.
• التنظيم: وذلك من خلال الاستفادة القصوى من إمكانيات وقدرات الموظفين، بحيث يتم وضع كل موظف في مكانه الصحيح من أجل الإنجاز، بالإضافة إلى تفعيل دور قسم التطوير والتدريب من أجل تقديم المساعدة اللازمة في رفع المستوى الإنتاجي للموظف.
• القيادة: إزالة العوائق التي قد تصادف الموظف أثناء عمله، وتحفيزه على بذل المزيد من العطاء من خلال تشجيعه ودعمه معنوياً ومادياً من خلال المكافآت.
• الرقابة: وهنا تأتي مرحلة متابعة وقياس الأداء مقارنة (ما بين الخطة الموضوعة والخطة المنفذة) بالإضافة إلى قياس مستوى التقدم لكل موظف (ما بين قبل وبعد)، وكانت النتيجة ولله الحمد موفقة، والأداء تحسن للأفضل بشكل ملحوظ.

وباتخاذ هذه الاستراتيجية وتنفيذ وظائف الإدارة تحقق لي النجاح، علما بأن "نجاح القائد في قيادة المؤسسة تعتمد على عدد من العوامل أهمها كفاءة الموظفين ومساعدتهم له، حيث أن الموظفين هم أهم الموارد في أي مؤسسة. لذلك يجب على القائد أن يخلق روح فريق العمل الناجح، كما يجب عليه أن يكون على علم بكيفية مكافأة ومحاسبة موظفيه حتى يحصل منهم على أفضل النتائج الممكنة" (عبد الحميد، 2021)

--------------

المراجع:

بدر، علي. (2021، نوفمبر 20). أسس قواعد ومبادئ الإدارة الحديثة. موقع فدني. تم الاسترجاع من الرابط اضغط هنا
الخزيم، صالح بن محمد (2009، أغسطس 18) أهمية الإدارة في مجتمعنا. صحيفة الجزيرة. تم الاسترجاع من الرابط اضغط هنا
عبد الحميد، راندا. (2021، مارس 29) قواعد فن الإدارة الناجحة. موقع مقال. تم الاسترجاع من الرابط اضغط هنا